von "A" wie Anlass bis "Z" wie Zuhörer

Klärung des Auftrages, Anlass und Kontext 

  • Was ist der Anlass, wie lautet das Thema?
  • Wer ist die Zielgruppe, wer soll angesprochen werden? (Für wen? – primäre und sekundäre Kunden/Zuhörer)
  • Was soll mit der Präsentation erreicht werden? Ziele/Zwecke des Vortrags/der Rede (Wozu?)
  • Zeitdauer, Zeitpunkt, Ort, Teilnehmeranzahl
  • Was sind die Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmer / des Kunden an die Art und Weise (Form und Ablauf) der Veranstaltung (Vortrag, Diskussion, Moderation, Folien, etc.)?
  • Welche Inhalte will der Kunde wissen, wovon hat er einen direkten Nutzen?
  • Handout?
  • Was wissen Sie über den Teilnehmerkreis?
  • Entscheidungsträger
  • Know-how und Vorabinformationen der Zuhörer
  • gibt es Erfahrungswerte mit dem Kreis? (selbst erlebt bzw. Kollegen),
  • besondere Wünsche oder Probleme
  • welche Einstellung gibt es zum Thema Präsentation?
  • Vorbereitungszeit zum Thema - Zeitbudget und Vergütung

Vorbereitung

  • Informationen zusammentragen
    • Welche Informationen brauche ich?
    • Welche kann ich bereits nutzen?
    • Unterstützung bei der Recherche (Delegation möglich?)
    • Verdichtung und Auswahl des Themas 
  • Aufbereitung der Informationen
    • empfänger- und zielorientiert
    • einfache und kurze Sätze
    • Beschränkung auf das Wesentliche
    • Visualisierung schwieriger Sachverhalte
    • klare und verständliche Botschaft
    • erkennbarer „roter“ Faden
    • gute Zusammenfassung am Schluss

Gliederung der Rede/Präsentation planen

  • um die Zwecke zu erreichen: Wie müsste die Rede/Präsentation aufgebaut sein – Gliederung?
  • Welche Inhalte müssten wie visualisiert werden?
  • Dramaturgie und Roter Faden
  • Einstieg – Wie Aufmerksamkeit erregen?
  • Finale / Abschluss setzten – Was will ich erreichen? Was soll transportiert werden? Fazit?
  • Einladung
  • Stichwortliste erstellen

Tipps:

  • Sind die Informationen für den Zuhörer relevant? Bieten sie ihm einen Mehrwert/Nutzen?
  • Die Informationen als solches sind irrelevant, wichtig ist, was sie für den Betrachter persönlich bedeuten.
  • "Verdaulichkeit" des Inhalts – kleine Schritte, abschnittsweise und zusammenfassen
  • Visualisierung: ca. 75% der Informationen werden über die Augen aufgenommen.
  • „Herz und Hirn“ parallel ansprechen
  • Namen der Zuhörer benutzen
  • Bildhafte Sprache
  • Beispiele aus dem Erlebnisfeld der Zuhörer benutzen

Struktur und Aufbau von Präsentationen 

  • Begrüßung
    • Erstes Schweigen (vier bis fünf Tiefatemzüge)
    • Begrüßung (Nur wer sich begrüßt fühlt, fühlt sich angesprochen.)
  • Einleitung
    • Eröffnung/Einstieg
      • Aufmerksamkeit wecken, Aufhänger, Anekdote, Zitat
  • Thema
    • „Schlagzeile“ der Präsentation
  • Einführung
    • Ziel bzw. Zweck der Präsentation erläutern („gegenseitiges Erwartungsmanagement“)
    • ggf. kurze persönliche Vorstellung
    • kurze Darlegung der momentanen Situation, damit die Zuhörer eine gleiche Ausgangsbasis bekommen
    • Vorgeschichte, Hintergrund, Abgrenzung
  • Orientierung/Ablauf klären
    • Inhaltsübersicht
    • Angabe zur Dauer
    • Klärung zum Umgang mit Fragen während der Präsentation
  • (Haupt-) Präsentationsteil
    • Gliederung, Aufbau zielgruppenorientiert („Breite vs. Tiefe“), einfach, verständlich, …
    • Punkt für Punkt
    • Fragen zulassen
  • Schluss
    • Zusammenfassung der Fakten/Argumente
    • Lösungsvorschlag
    • nächste Schritte/Ausblick/Aufforderung zum Handeln, Entscheidungen, Appell etc.
    • evtl. Erläuterung zu den Handouts
    • Ende (z.B. mit einem Zitat)

Tipps:

  • Orientierungshilfe durch Stichwörter oder jeweils einen Foliensatz für die Präsentation und
  • einen mit Notizen versehen
  • Aufbau und Sprache sollten durch
    • Einfachheit,
    • klare Gliederung und Ordnung,
    • Kürze und Prägnanz,
    • zusätzliche Stimulanz gekennzeichnet sein.

Gestaltung von Präsentationen 

  • Format (allgemein)
    • CD-Vorschriften beachten
    • Logo
    • Schriftgrößen
    • Farben
    • Folienüberschriften
    • angemessene Seitenaufteilung
    • Graphiken nicht überstrapazieren (einfach!)
    • Weniger ist besser als mehr. Sparsam mit Animationseffekten 
  • Darstellung (Folien)
    • Querformat
    • Folien aufeinander aufbauend
    • Zur eigenen Orientierung, Folien unten rechts nummerieren.
    • Setzen Sie die Titelzeile zentriert oder linksbündig, mindestens 26 pt.
    • kein Blocksatz für Texte
    • Größe von Textzeilen zwischen 16 und 24 pt
    • nur ein graphisches Element pro Folie
    • Zahlen möglichst graphisch darstellen
    • Verwendung von Strukturbildern/Grafiken für Abläufe, Systeme, etc. statt Worte
  • Vermeiden Sie:
    • zu viele Informationen auf einer Folie - Schreib- oder Druckfehler
    • Zahlen ohne graphische Unterstützung - Uneinheitliches Gesamtbild
    • zu kleine Schrift für Titel- und Textseite - Hintergrund mit ablenkenden Mustern und Farben
    • vertikale oder schräge Texte - zu viele Folien mit zu komplexen Inhalten in zu kurzen Abständen
    • verrückte Soundeffekte - Folien auch nach Bearbeitung liegenzulassen
    • schlechte Folien-Übergänge
    • Folien als Vergrößerungsmedien für Textseiten zu nehmen
    • "Fliegender Text"
    • seltsame Animationen
    • schlechte Clip Arts 
  • Prinzipien:
    • Lesbarkeit
    • Übersichtlichkeit
    • Attraktivität

Vorbereitung von Präsentationen

  • Unterbrechungen
    • keine Telefone klingeln lassen
    • Hereinplatzen von Dritten unterbinden
    • Zeiten blocken, insbesondere, wenn der Raum sonst von anderen Personen genutzt wird (betrifft z.B. auch Reinigungspersonal, Küche …)
    • feste Pausenzeiten einplanen für Telefonate und Sonstiges
  • Einrichtung der Räume
    • ausreichend Stühle bereitstellen, eventuell ein bis zwei mehr als geplant
    • Sitzordnung (abhängig von der Anzahl der Zuhörer, der Raumgröße, dem Präsentationsinhalt und von den Präsentationsmedien)
    • einen Tisch für sich selbst bereitstellen (für Notizen, Folien, Handouts …)
    • Verdunkelungsmöglichkeiten einplanen
    • auf angemessene Raumtemperatur und Lüftung achten, ggf. Klimaanlage
  • Geräte
    • vorher ausprobieren
    • sicherstellen, dass man sie bedienen kann
    • Ersatzmaterial (Batterien, Glühbirnen, Back-ups …)
  • Persönlich
    • Zeitpunkt der Präsentation
    • Aufmerksamkeitslevel beachten
    • Testlauf allein (z.B. vor dem Spiegel) oder auch in Anwesenheit von Kollegen, Freunden
    • Handnotizen (Karteikarten nutzen, wenn man nervös ist)
    • auf mögliche Fragen vorbereitet sein (dazu evtl. auch Kollegen befragen, was an Fragen kommen könnte), gleichzeitig selbstbewusst genug sein, um auf bestimmte Fragen keine Antwort zu haben und an entsprechende Experten zu verweisen
    • rechtzeitig vorher eintreffen (Pufferzeit bzw. Zeit, um sich persönlich zu orientieren)

Tipps

  • Üben, Probedurchlauf (alleine, Freunde, Betrieb, etc.)
  • Zeit für Vorbereitung einplanen (Manuskript, Stichpunkte erstellen, etc.)
  • Unmittelbar vor dem Vortrag: autosuggestiv beruhigen, ganz bewusst entspannen

Selbstmanagement während der Präsentation

  • Vertrauen Sie auf Ihre Vorbereitung!
  • Glauben Sie an Ihre Fähigkeiten!
  • Die Zuhörer kommen, um etwas von Ihnen zu erfahren.
  • Augenkontakt zu einem „sympathischen“ Zuhörer
  • Behandeln Sie Kleinigkeiten wie Versprecher oder Wasserglas umkippen als Kleinigkeiten.
  • Erste Pause mit vier bis fünf Tiefatemzügen
  • Behalten Sie Ihr Konzept bei
  • Wenn Zuhörer unruhig sind, desinteressiert wirken oder den Raum verlassen, muss das nicht unbedingt mit Ihnen zu tun haben (Toilette, nächster Termin, Hunger, Handy, etc.). Prüfen Sie die Zeit, bleiben Sie beim Konzept, ggf. ziehen Sie das Tempo etwas an, stellen Sie nur noch das Nötigste vor – bleiben Sie ruhig und freundlich