Meeting-Knigge Change

Der Coverdale Meeting Knigge für die erfolgreiche Kommunikation in Veränderungen - ein Leitfaden.

Als Führungskraft sind Sie der erste Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter (in einer Veränderung). Oftmals erfahren Sie als Führungskraft gleichzeitig mit Ihren MitarbeiterInnen von einer bevorstehenden Veränderung, über firmeneigene oder öffentliche Kanäle (Presse, Radio, Internet, Fernsehen). Scheuen Sie sich nicht, nach einer Veränderungsmeldung vor Ihr Team, Ihre Abteilung, Ihren Bereich zu treten und zu sagen, was ist und was Sie wissen. Hierfür brauchen Sie nicht zwingend eine Präsentation. Je nach Dringlichkeit ist es besser, kurzfristig und rein verbal zu informieren.

Kommunikation ist keine Frage, ob ich will oder nicht will, Kommunikation ist ein MUSS. Veränderungen zu managen verleiht Ihnen als Führungskraft Stabilität, wenn Sie Ihre Rolle, in unbekanntes Terrain zu führen, annehmen, regelmäßig kommunizieren, Kommentare anhören, Fragen beantworten und zur Gestaltung des weiteren Prozesses nutzen, bis die Veränderung eine Form findet. Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Mitarbeitern und mit sich selbst. Bleiben Sie aktiv und führen Sie.

Als Leitfaden für ein Kommunikations-Meeting empfehlen wir:

1. Sagen, was ist

  • Was wissen Sie über den Anlass, die Historie, das Ziel
  • Welches sind die Ihnen bekannten Fakten
  • Relativieren Sie Gerüchte, sprechen Sie sie an
  • Was wissen Sie (noch) nicht

Wiederholen Sie Wahrheiten. Gehen Sie nicht davon aus, dass Menschen in Veränderungen rational reagieren. Zur realistischen Einschätzung der Chancen und Risiken brauchen Menschen unterschiedlich viel Zeit. Deshalb: Wiederholen Sie Wahrheiten. 

2. Kommentare aushalten und Fragen beantworten

  • Kommentare anhören
  • Nicht rechtfertigen
  • Emotionen und Ängste würdigen
  • Fragen beantworten bzw. adressieren
  • Relativieren Sie Gerüchte, beziehen Sie Stellung
  • Bringen Sie in angemessener Weise Ihre persönliche Sichtweise ein

Geben Sie (dabei) Zeit für Kommentare und Fragen und nutzen Sie diese für die Gestaltung des weiteren Veränderungsprozesses. Sprechen Sie Befürchtungen und Wahrnehmungen Ihrer
Mitarbeiter aus und zeigen Sie ihnen damit, dass Sie Ihre Situation verstehen. Sprechen Sie über Ihre Gedanken und Gefühle. Bleiben Sie in Ihrer Stellungnahme überwiegend positiv. 

3. Nächste Schritte benennen

  • Was machen Sie als Nächstes?
  • Was machen andere Entscheidungsträger/-gremien?
  • Welche Unterstützung bieten Sie an bis zum nächsten Treffen?
  • Wann findet das nächste Treffen statt?
  • Was kann jeder Einzelne tun?

Beenden Sie das erste und jedes Folge-Meeting mit der Benennung der nächsten Schritte.

Des Weiteren sollten Sie möglichst beachten:

Reflektieren Sie laufend Ihre eigene Haltung und kommunizieren Sie ermutigend. Wenn Sie keine konkreten Aktionen benennen können, ist es immer besser zu sagen: „Ich führe Euch da durch!“ anstatt eine Opferhaltung einzunehmen im Sinne von: „Ich weiß auch nicht, wie es weitergehen wird!“ Ermutigen Sie durch Aussagen die mit „Ich werde …“ beginnen.

Wählen Sie für regelmäßige Meetings zur Kommunikation des Standes der Veränderung einen Titel, der sich von alltäglichen Meetings abhebt und die Besonderheit des Themas unterstreicht: Change-/Veränderungsforum, -runde, -information, -abgleich. Ein „Jour fix“ ist nicht angemessen. Er assoziiert Alltägliches und verdeckt leicht die Ernsthaftigkeit des Anlasses.

Behalten Sie den Ablauf der Meetings und die Zeitabstände zwischen den Meetings bei. Bleiben Sie über den Verlauf der Veränderung verlässlich. Bleibt Ihnen nur wenig Zeit für die Vorbereitung des ersten Meetings, dann nehmen Sie sich einige Minuten und machen Sie sich folgende Punkte klar:

  • Was wissen Sie über den Anlass, die Historie, das Ziel?
  • Welches sind die Ihnen bekannten Fakten? Gibt es jemanden, mit dem Sie kurzfristig sprechen können, um mehr zu erfahren?
  • Wie haben Sie davon erfahren?
  • Was wissen Sie nicht?
  • Wie bewerten Sie selbst die Veränderung?
  • Wie geht es Ihnen damit?
  • Was können Sie sagen und was müssen Sie unbedingt sagen?
  • Welche konkreten Schritte gibt es?
  • Was bieten Sie zur Unterstützung an?
  • Überprüfen Sie Ihre Haltung und machen Sie sich bewusst, wie Sie vor Ihre Mitarbeiter treten wollen. Was brauchen Sie dafür? Was können Sie zur Ermutigung tun und sagen? Wie vermeiden Sie eine Opferhaltung?