Checkliste "Spielregeln der Zusammenarbeit für virtuelle Teams"

Voice Mail

  • Überprüfen Sie die Voice Mail täglich und rufen Sie binnen 24 Stunden zurück.
  • Wenn Sie die Voice Mail nicht prüfen können, sprechen Sie eine freundliche Botschaft auf, dass Sie nur limitierten Zugang haben.
  • Sprechen Sie langsam und klar, wenn Sie Nachrichten für andere hinterlassen. Sagen Sie genau und klar, was Sie bis wann brauchen.
  • Wenn Sie Ihre Nummer hinterlassen, hinterlassen Sie diese komplett mit Ländercode am Beginn und am Ende der Nachricht. 

E-Mail

  • Überprüfen Sie ihre Mails täglich und beantworten Sie die wichtigen Mails spätestens binnen 24 Stunden.
  • Falls Sie keine Möglichkeit haben, Mails zu checken, benutzen Sie die “Out of Office”-Nachricht (ohne limited Access).
  • Wenn Sie eine „cc“-Message verschicken, gehen Sie davon aus, dass der "cc"-Empfänger sie nur als Information betrachtet und keine Reaktion setzt.
  • Bedenken Sie, dass E-Mail-Nachrichten sehr kurz und knapp ankommen können. Seien Sie vorsichtig in der Wortwahl.
  • Schreiben Sie keine E-Mail, wenn Sie zornig sind, sondern warten Sie einen Tag, und formulieren Sie es um.
  • Nutzen Sie E-Mails nicht, um persönliche Themen zu diskutieren oder sensitive Information zu senden.
  • Verwenden Sie eine Betreff-Zeile, die den Inhalt beschreibt.
  • FYI bedeutet, dass die E-Mail nicht dringend ist, aber etwas Wichtiges enthält, das Sie lesen sollten.
  • URGENT FYI bedeutet, dass Sie die Information sofort lesen sollten.
  • Rufen Sie an, wenn ein Thema mehr als dreimal hin und her geht.
  • Prüfen Sie Ihre E-Mail immer auf Rechtschreibung.
  • Schicken Sie Termine über die Kalenderfunktion und nicht über E-Mail. 

Instant Messaging

  • Loggen Sie sich ein, wenn Sie ins Office kommen.
  • Benutzen Sie die “Abmelde”- oder “Besetzt”-Funktion, wenn Sie nicht verfügbar sind. 

Mobiltelefon

  • Schalten Sie auf Vibration-Mode während Meetings.
  • Nehmen Sie den Call nur an, wenn es sehr dringend ist.
  • Verwenden Sie dieses Medium, wenn es für beide Seiten akzeptabel ist. 

Audio- und Videokonferenz

  • Alle Teilnehmer begrüßen die Anwesenden, wenn sie in die Konferenz kommen.
  • Sagen Sie ihren Namen, bevor Sie inhaltlich kommunizieren.
  • Nutzen Sie den “Stumm”-Button, wenn jemand nicht spricht.
  • Vermeiden Sie Nebengespräche während einer Konferenz.
  • Bitten Sie um Wiederholung, wenn Sie etwas nicht hören oder verstehen.
  • Als Einlader der Konferenz sollten Sie früher da sein, um die Technik stabil zu bekommen, bis alle anderen sich zuschalten, um keine Zeit zu verschwenden. 

Organisation der Meetings

  • Seien Sie pünktlich.
  • Verwenden Sie alle relevanten Zeitzonen für Ihre Meetings und rotieren Sie diese.
  • Einigen Sie sich auf eine Zeitangabe, an der sich alle ausrichten (z.B: MEZ).
  • Machen Sie alle 60 – 90 Minuten eine längere Pause.
  • Lassen Sie andere ausreden.
  • Lassen Sie den Moderator seinen Job tun und reagieren Sie auf Aufforderungen seinerseits.
  • Die Agenda sollte spätestens 48 Stunden vor dem Meeting verschickt worden sein. Das Protokoll ist die mehr oder weniger vervollständigte Agenda.
  • Verlangsamen Sie Ihr Sprechtempo und geben Sie Zeit für Rückfragen, wenn Sprachschwierigkeiten auftreten. 

Zusammenarbeit

  • Besprechen Sie lange Dokumente nicht mit der ganzen Gruppe am Telefon. 1:1-Meeting, und die Inhalte werden an alle weitergeleitet.
  • Halten Sie sich an verabredete Zeiten, wenn Dokumente weitergegeben werden müssen.
  • Halten Sie Vertraulichkeitsregelungen ein.
  • Überprüfen Sie den Zusammenarbeitsprozess und führen Sie regelmäßige Reviews ein.

Entscheidungen und Problemlösung

  • Nutzen Sie die Teaminteressen und die Ziele als Basis für Entscheidungen und Problemlösungen.
  • Halten Sie lokale Interessen und die des ganzen Teams im Gleichgewicht.
  • Wenn es einen Rat braucht, schauen sie zuerst, ob es einen Experten für dieses Thema im Team gibt, bevor sie zur Informationsbeschaffung nach außen gehen.
  • Versuchen Sie, im Konsens zu agieren. Wenn das aus guten Gründen nicht geht, sollten auch andere Entscheidungswege (Expertenentscheidung, Abstimmung…) ins Auge gefasst werden. 

Konfliktmanagement

  • Lösen Sie Konflikte gemäß Ihren Leitlinien.
  • Versuchen Sie nicht, Konflikte via E-Mail zu lösen. Rufen Sie die Person an, oder sprechen Sie direkt mit ihr. Sprechen Sie zuerst immer mit den betroffenen, nie zuerst mit den Vorgesetzten oder anderen Teammitgliedern.
  • Verwenden sie einen bekannten Prozess zur Konfliktlösung.
  • Konflikte gehören zum Alltag, dramatisieren Sie diese nicht.
  • Seien Sie aufmerksam, um Konflikte schon sehr früh zu erkennen, da diese in virtuellen Teams eher spät sichtbar werden. Warten Sie nicht ab, bis sich Spannung aufbaut