Der Begriff Work Hack ist von „Life-Hack“ abgeleitet. „Life-Hacks“ sind Strategien, um den Alltag erleichtern. Work Hacks sind analog dazu Strategien, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Es geht dabei um intelligente, einfache Methoden um effizienter und, wenn möglich, auch effektiver zu sein. Wenn im Organisationskontext festgestellt wird, dass eine Zusammenarbeitssituation oder ein Ablauf verbessert werden soll, war es lange Zeit üblich,

  • zuerst eine Analysephase durchzuführen,
  • dann Hypothesen zu bilden, einerseits, um die Ursachen des Problems zu identifizieren bzw. Hypothesen, wie das Problem gelöst werden könnte.
  • Dann wurde meist ein Konzept erstellt und erst im letzten Schritt ein Veränderungsprozess gestartet.

Heute bezeichnet man diese Veränderungsform als „Radical Change“. Alle, die einen solchen Prozess schon einmal erlebt haben wissen, dass diese Vorgehensweise einerseits sehr lange dauert. Die Leute, die die Analyse durchführen, sind meist extern. Außerdem haben sie oft inhaltlich „keine Ahnung“ vom Problem. Der Veränderungsprozess wird verordnet oder verkündet, die Mitarbeiter sehen oft keinen Nutzen in dem Prozess.

Damit ist der Widerstand der Mitarbeiter fast vorprogrammiert und gut gemeinte Initiativen ersticken im Keim am Aufwand oder am Widerstand.

Mittlerweile gibt es auch andere Formen: Die Bezeichnung „Work Hacks“ beschreibt ein „Try and Error“-Verfahren:

Niemand weiß, ob die Idee funktioniert – damit wird sie für eine Probephase etabliert, das Team probiert aus, was funktioniert, führt ein Review durch und entscheidet, ob die Methode beibehalten wird oder nicht. In kurzen Review-Schleifen wird die Methode so lange verbessert, bis der jeweilige Work Hack einen wirklichen Nutzen stiftet. Gegebenenfalls wird auch ein etablierter Prozess geändert, wenn der Work Hack funktioniert.

Der große Unterschied zwischen Work Hacks und Veränderungsprozessen ist, dass Work Hacks sofort ausprobiert werden können. Die Veränderung ist „minimal-invasiv“ und soll in kleinen Schritten eine Veränderung bringen. Es gibt auch keine „fertigen“ Lösungen. Jedes Team muss für sich selbst die Wege finden, die genau für dieses Team funktionieren.

Einige Klassiker
Die Zusammenarbeit verbessern durch eine sinnvollere Meetingstruktur:
Statt wöchentlicher Jour fixes, in denen alles besprochen wird, drei Meeting Kategorien einführen:

  • Eine Form von „Daily“: kurze Abstimmung operativ, um zu wissen, wer woran arbeitet, und wer kurzfristig von den anderen Teammitgliedern Input oder Hilfe benötigt.
  • Regelmäßige Meetings zum operativen Informationsaustausch sowie zur Fortschrittskontrolle, ähnlich einem Jour Fixe
  • Regelmäßige Meetings, um die Zusammenarbeit im Team zu prüfen und Verbesserungsmaßnahmen zu definieren – ähnlich wie eine Retro im SCRUM-Kontext.
  • Regelmäßige Meetings mit längerem Zeitfokus, um an der Strategie zu arbeiten.

Jede dieser Meetingkategorien braucht andere Denkmuster und andere Arbeitsweisen. Wenn alles in ein Meeting gepackt wird, geht die Produktivität garantiert zurück.

  • Wie diese Meetings im Einzelnen aussehen sollen, muss jedes Team für sich herausfinden. Dazu zählen:
  • Welche Zeitrahmen sind passend? (täglich, jeden 2. oder 3. Tag, wöchentlich etc.)
  • Welche Inhalte sollen wo besprochen werden?
  • Wer sollte an welchem Meeting teilnehmen?

Die Art der Dokumentation
Es gibt viele verschiedene Arten, Tasks zu organisieren und die Ergebnisse zu dokumentieren. Welches System oder welcher Dokumentationstyp für das jeweilige Team passend ist, kann nur das Team entscheiden. Seit Microsoft im Office 365 die neuen Apps Teams und To Do herausgebracht hat, sollte sich jedes Team auch gut überlegen, auf welchem System die Dokumentation passiert, da auch die technische Unterstützung eine wesentliche Rolle hat, effektiv und effizient zu arbeiten. 

Mittlerweile gibt es einige Literatur und Berichte im Internet über „typische“, „todsichere“ oder „sicher wirksame“ Work Hacks. Wir empfehlen Ihnen: betrachten Sie Ihre „Schmerzpunkte“ im Team und überlegen Sie gemeinsam, was Ihnen das Leben erleichtern würde. Beachten Sie dabei – je kleiner die Intervention, desto besser.

Außerdem – die Intervention sollte vom Team selbst verantwortet werden können und auch selbst umgesetzt werden. Entwickeln Sie die passende Methode, probieren Sie sie aus und riskieren Sie die Änderung.

Funktioniert der Work Hack – super, weiter so. Bringt der Work Hack keine Verbesserung – auch kein Problem, wagen Sie einen Neustart.

Nur nicht den Mut verlieren.