Im beruflichen Alltag sind Veränderungen unumgänglich. Von der ersten Ankündigung bis zur Umsetzung durch das Projektteam ist der Weg oft voller Herausforderungen und Wendungen. Doch warum gelingt es einigen Organisationen, sich erfolgreich zu wandeln, während andere scheitern?
In unserem täglichen Berater*innen-Alltag stoßen wir immer wieder auf eine grundlegende Erkenntnis: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in Veränderungsprozessen.
Oft konzentriert sich die Planung der Veränderung ausschließlich auf die inhaltliche Ebene konzentriert und die menschliche sowie kommunikative Komponente wird vernachlässigt. Doch um einen Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten, bedarf es einer umfassenden Betrachtung auf allen drei Ebenen.
Ebene 1: Das Inhaltliche
Jede Veränderung beinhaltet eine inhaltliche Komponente, sei es die Implementierung neuer Technologien, die Integration neuer Führungskräfte oder die Umstrukturierung ganzer Organisationseinheiten. Ohne eine klare Struktur und eine durchdachte Projektarchitektur besteht die Gefahr, dass das Vorhaben im Chaos versinkt.
Je nach Komplexität des Vorhabens ist die Wahl zwischen einem klassischen oder agilen Projektansatz entscheidend. Dabei ist es von essenzieller Bedeutung, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass das Veränderungsanliegen eine hohe Priorität hat, um nicht im Alltagsgeschäft unterzugehen.
Nicht selten scheitern Veränderungsprojekte nicht an mangelnder inhaltlicher Kompetenz, sondern aufgrund der beteiligten Personen. Daher ist es entscheidend, auch ausreichend Zeit für Interventionen auf der nächsten Ebene vorzusehen.
Ebene 2: Die Menschliche Komponente
Nur selten finden sich ideale Ausgangslagen, in denen alle Beteiligten und Betroffenen eine Veränderungsinitiative uneingeschränkt unterstützen. Oftmals stoßen Veränderungsprojekte auf Skepsis und Widerstand seitens großer Teile der Organisation.
Warum ist das so?
Menschen reagieren typischerweise mit Schock und Widerstand, wenn sie von einer Veränderung überrascht oder „bedroht“ werden. Es ist wichtig, diese Reaktionen zu antizipieren und entsprechende Interventionen vorzusehen, um Bedenken anzusprechen und Raum für den Austausch von Erfahrungen zu schaffen.
Dabei ist es entscheidend, Widerstand nicht persönlich zu nehmen, sondern als Chance zur Kommunikation zu betrachten. Erfolgreiche Projekte bieten verschiedene Formate und Interventionen an, in denen Bedenken geäußert werden können und Raum für Beteiligung und Austausch geschaffen wird.
Eine gezielte Verteilung von Informationen, die Antworten auf drängende Fragen liefert und die Betroffenen gut abholt, ist ein wesentlicher Aspekt für eine erfolgreiche Veränderung.
Ebene 3: Die Kommunikation der Veränderung**
Eine klare und strukturierte Kommunikation ist für den Erfolg eines Veränderungsprojekts von entscheidender Bedeutung. Mitarbeiter*innen haben oft andere Fragen an das Projektmanagement als Führungskräfte.
Kommunikationskollision
Perspektiven des Managements:
- Erfolg und Zielerreichung sichern
- Ressourcen und Kosten prüfen
- Strategien entwickeln
- Lösungen bewerten
- Entscheidungen treffen
Schlussfolgerungen verkünden: Das ist zu tun!
Perspektiven der Betroffenen:
- Ist mein Arbeitsplatz sicher?
- Was wird sich für mich ändern?
- Sinkt mein Ansehen?
- Kann ich Erfolg haben?
- Was werde ich verlieren / gewinnen?
- Wie stehe ich da? etc.
Reaktion sehr oft: Widerstand!
Daher ist es wichtig, in großen Veränderungsprojekten einen eigenen Kommunikationskanal einzurichten. Insbesondere zu Beginn des Projekts ist es wichtig, dass die richtigen Botschaften von den richtigen Personen zur Verfügung gestellt werden und alle Mitarbeiter*innen erreicht werden.
Neben einem Informationskanal sollten auch Möglichkeiten geschaffen werden, über die Betroffene gezielt Feedback geben können. Ebenso wichtig ist es, den Mitarbeitenden Möglichkeiten zu bieten, die Veränderung aktiv mitzugestalten.
Fazit
Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Veränderungsprozesse einseitig auf die inhaltliche Ebene fokussiert sind, während die menschliche und kommunikative Komponente vernachlässigt werden.
Eine Investition in eine gezielte Projektkommunikation von Anfang an zahlt sich letztendlich aus, vornehmlich bei großen und langfristigen Projekten. Hier ist eine dedizierte Projektkommunikationsrolle unerlässlich, die regelmäßig Berichte verfasst und gute Kommunikationskanäle zu den Stakeholdern aufbaut.
Möchten Sie mehr darüber erfahren? Sprechen Sie mit uns – wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!
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