Viele Führungskräfte sind seit dieser Woche damit konfrontiert, von heute auf morgen virtuell arbeitende Teams zu führen. Plötzlich ist es nicht mehr möglich, mal schnell im Büro des Teams vorbeizuschauen, bzw. sich selbst ein Bild zu machen, wie es den Mitarbeitern gerade geht, oder an welchen Themen sie gerade arbeiten.

Wie viel Unsicherheit kann ich als Führungskraft aushalten, bzw. wie viel Kontrolle / Rückmeldung brauche ist als Führungskraft, um nicht nervös zu werden? 
Dieses Thema hat stark mit der eigenen Persönlichkeitsentwicklung und dem eigenen Menschenbild zu tun. 

  • Glaube ich, dass meine Mitarbeiter im Sinne des Unternehmens handeln werden und ihre Arbeit erledigen, auch wenn ich es selbst nicht kontrollieren kann oder unterstelle ich meinen Mitarbeitern, dass sie Home-Office als „erweiterte Freizeit“ betrachten? 
  • Gelingt es mir, mit den Mitarbeitern Ziele und Regeln zu vereinbaren, wie viel Kommunikation jeder braucht, um seinen Job erledigen zu können, oder versuche ich durch Anwesenheitskontrolle sicherzustellen, dass alle an ihren Rechnern sitzen? 

Wie organisieren sich die Führungskraft und das Team, um eine neue Form von Standardkommunikation zu definieren und sicherzustellen, dass die Aufgabenverteilung funktioniert? 
Disloziertes Arbeiten erfordert andere Regeln als Arbeiten im gleichen Büro. Einige Beispiele: 

  • Wie schnell reagieren wir auf Rückfragen?  
  • Welcher Kommunikationskanal ist wofür geeignet. (z. B. Unterschied Chat vs. E-Mail) 
  • Gibt es ein virtuelles Daily, um kurz abzusprechen, an welchen Themen jeder arbeitet, und wo er Unterstützung von Kollegen benötigt? 
  • Gibt es ein gemeinsames Task Board in einem Planungstool (z. B. über MS Teams), damit jeder sehen kann, woran gerade gearbeitet wird? 
  • Warten die Mitarbeiter auf „Arbeitszuteilung“, oder nimmt sich jeder selbst ein Thema? 

Wie kann man als Führungskraft die Vier-Augen-Gespräche mit den Mitarbeitern so etablieren, dass sie in ähnlich angenehmer Atmosphäre stattfinden als ob die Führungskraft mit dem Mitarbeiter physisch zusammensitzt. 
Die persönliche Kommunikation mit den Mitarbeitern sollte keinesfalls leiden. Etablierte Strukturen für 1:1 Mitarbeitergespräche sollten beibehalten werden und, sofern möglich, mit einem Video Call abgewickelt werden. Um sich auf das Gespräch konzentrieren zu können, ist es nötig, sich mit den unterstützenden Tools auseinanderzusetzen, damit diese keinen „Stress“ auslösen.  

Wie kann man die Team-Kultur aufrechterhalten und Rituale finden, damit die Teams ihr „Zusammengehörigkeitsgefühl“ nicht verlieren. 
Wenn ein Team schon länger zusammenarbeitet, entwickeln sich sehr oft Rituale, die das Team gemeinsam pflegt –  sei es ein Morgenkaffee oder das Mittagessen, das die Leute gerne gemeinsam wahrnehmen.  Wenn ein Team plötzlich disloziert arbeiten muss, ist es wichtig, entweder neue Rituale zu finden oder die bekannten Rituale einfach in den virtuellen Raum zu verlagern. 

Der Morgenkaffee kann über einen Video Call genauso miteinander getrunken werden, und ich kann auch auf dem Weg miteinander reden. Für diesen Zweck ist es hilfreich, eine technische Lösung zur Verfügung zu haben, so dass sich die Leute zwar gemeinsam in einem Raum treffen, sich dann aber in kleineren Gruppen zurückziehen können, um Themen zu besprechen, die sie so auch beim Kaffee in der Früh klären würden. 

Ein gemeinsamer Mittagstisch vor der Kamera ist auch organisierbar. Einige Beispiele dazu wurden sogar schon in den sozialen Medien veröffentlicht. Gehen Sie als Führungskraft aber unbedingt davon aus, dass wir im Moment ja nicht „nur“ die Situation haben, dass disloziert gearbeitet wird, sondern, dass die Mitarbeiter auch ihre Kinder zu Hause haben, sodass sich auch die Slots, in denen gearbeitet werden kann, möglicherweise etwas verschieben. Auch hier gilt: „Wo ein Wille ist, ist meist auch ein Weg“. 

Was muss die Führungskraft in der Organisation tun, wenn es „Show Stopper“ gibt, den das Team alleine nicht wegräumen kann.  
Die Hauptaufgabe einer Führungskraft ist es, sicherzustellen, dass die Expertenteams in Ruhe arbeiten können. Das heißt, die Führungskraft sollte Show Stopper entfernen.  

Dieser Job bleibt der Führungskraft auch in dieser besonderen Situation. Die Show Stopper sind im Moment aber garantiert andere, als in einem Alltag vor Corona. Besonnenheit, Ruhe und ein wenig Humor werden auch in dieser herausfordernden Zeit Lösungen bringen. Vielleicht nicht so, wie bisher gewohnt, und gleichzeitig – gemeinsam geht es leichter als einsam. 

Sie haben Fragen oder möchten vielleicht mehr zu den Themen wissen? 
Sprechen Sie uns gerne an, wir finden mit Ihnen gemeinsam das richtige Format, Sie als Führungskraft, oder als Personalentwickler, dessen Führungskräfte im Moment gerade vor ziemlichen Herausforderungen stehen, zu unterstützen.  

Unsere Office Managerin, Margit Darnhofer hilft Ihnen bei konkreten Fragen gerne weiter.