Im Laufe der letzten Woche wurde klar, dass unser Alltag ab Montag ein anderer sein wird. Da wir alle viel unterwegs sind, verfügt jedes Teammitglied über einen Laptop mit Kamera. In den letzten Monaten haben wir sehr viel Zeit investiert, um unsere Online-Kommunikationsfähigkeit zu professionalisieren.
- Wir nutzen schon seit Monaten Teams für die interne Kommunikation. Die meisten Kollegen sind an die Chatfunktion gewöhnt. Jeder hat Teams offen, wenn er den Rechner hochfährt. Statt zu telefonieren, nutzen wir den Teams-Video Chat.
- Wir verfügen über einen „ZOOM“-Zugang für externe Kommunikation mit Kunden, wenn diese aus „Sicherheitsgründen“ Teams nicht nutzen dürfen.
- Sollte auch das nicht funktionieren, verfügen wir seit kurzem auch über eine eigene Webinar-Plattform, die auf unserem eigenen Server liegt und somit auch für Organisationen nutzbar ist, die nur über Systeme kommunizieren dürfen, die in Europa liegen.
Wir haben die Tools genutzt, und der Großteil unseres Teams ist mittlerweile schon ziemlich fit darin.
Als in der letzten Woche klar wurde, dass wir nicht physisch miteinander arbeiten können, war das Leadership Team auf Urlaub. Die Vorbereitung war für ein physisches Meeting abgeschlossen.
Kurz entschlossen bauten wir das Meeting um.
- Wir zerlegten unser zwei-tägiges Workshop in 90-minütige Slots.
- Dazwischen planten wir 30 Minuten Pause, um den Kopf auszulüften.
- Ab dem zweiten Slot übernahm jedes Mal jemand anders die Moderation.
- Wir nutzten Teams für 4 Slots und Big Blue Button für 2 Slots.
Unser Resumée:
- Der erste Tag war höllisch anstrengend, um mit 10 Leuten beim Thema zu bleiben.
- Big Blue Button ermöglichte uns, mit 10 offenen Videokameras gleichzeitig zu arbeiten, ohne dass die Leitung zusammenbrach, bei Teams sieht man immer nur 4 Personen.
- Die Visualisierung während des Meetings war ungewohnt – kein Flipchart, auf dem alle „rummalen“ konnten, sondern ein White Board, wo der Moderator geschrieben hat und „Rechte“ vergeben musste.
- Uns ist erst hinterher bewusst geworden, dass wir eigentlich auch direkt mit dem Stift auf dem Schirm hätten malen können (Tablet-Funktion) – das probieren wir beim nächsten Mal.
- Wenn man mit Visualisierungs-Programmen arbeitet, macht Screen Sharing viel Sinn (wenn einer schreibt) oder die Arbeit am White Board, wo alle schreiben können.
- Zuhören und die Verlangsamung der Kommunikation sind sehr wichtig. Dadurch, dass Stimme und Bild nicht immer synchron verlaufen, ist es wichtig, kurz zu warten, bevor der nächste zu sprechen beginnt, weil die Unterbrechung die Kommunikation komplett zerhackt.
- Da zwei neue Teammitglieder anwesend waren, war das Arbeiten mit offener Kamera sehr wichtig, da diese die Stimmen noch nicht den jeweiligen Namen zuordnen konnten. Den eigenen Namen zu sagen, bevor man etwas sagt, geht aber auch.
- Zusammenarbeit in 5er bis 6er Gruppen, wenn es um einen konkreten Task geht, ist etwas einfacher als mit 10 Personen gleichzeitig.
- Der Moderator muss aktiver sein als in Präsenzformaten. Wenn er keine Struktur vorgibt, zerfällt die Kommunikation.
- Spaß muss sein – auch bei Online Meetings. Allerdings braucht es auch immer den Moderator, der wieder alle zusammenholt.
Schon morgen gibt es ein erstes echtes virtuelles Produktentwicklungsmeeting, in dem wir als virtuelles Team gemeinsam ein Design umbauen wollen. Wir werden wieder von unseren Learnings berichten.
Machen wir gemeinsam das Beste aus der Situation.
Wollen Sie von unseren Erfahrungen profitieren?
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Unterstützung möchten. Als Spezialisten für Führung und Zusammenarbeit unterstützen wir unsere Kunden natürlich auch beim dislozierten Arbeiten. Unsere Office Managerin Margit Darnhofer hilft Ihnen gerne weiter: office@coverdale.at
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