Toolbox: Zusammenarbeit mit System

Der Planning Grid – Ordnung ins Chaos bringen

Als „alter Coverdaler“ bin ich mit der Coverdale Zielscheibe aufgewachsen und Prozess- Rückblenden gehören zu meinem täglichen Trainingsalltag.

Diese Toolbox widme ich einem weiteren wichtigen Tool in der Zusammenarbeit – dem Planning Grid.

Während wir mit der Zielscheibe Klarheit über das Was und Wozu unseres gemeinsamen Tuns schaffen, bringt der Planning Grid Ordnung ins Wie.

Er ist Sammelpunkt und Arbeitstagebuch zugleich: Alle Informationen, Ideen, offenen Fragen, Risiken, Ressourcen und schließlich konkrete Aufgaben finden hier ihren Platz.

Der Grid folgt einer einfachen, aber entscheidenden Logik:

1. Informationen sammeln. Alles, was bekannt ist, wird festgehalten − ohne vorschnelle Bewertung, und alles, was fehlt, wird adressiert, sofern schon bekannt.

2. Herausfiltern, was zu tun ist. Aus den gesammelten Hinweisen werden konkrete Aufgaben abgeleitet.

3. Planen. Erst jetzt wird entschieden: Wer macht was bis wann?

Gerade der erste Schritt wird in der Praxis häufig übergangen. Teams springen vorschnell in die Aufgabenverteilung und verlieren dadurch den Überblick.

Der Planning Grid verhindert genau das: Er stellt sicher, dass keine Information verloren geht, alles sichtbar bleibt und Aufgaben erst dann verteilt werden, wenn Klarheit herrscht.

In der Arbeit mit Auftraggeber*innen zeigt sich der Wert dieses Instruments besonders deutlich: Neben den Zielen kommen ständig zusätzliche Hinweise auf den Tisch: Rahmenbedingungen, Bedenken, Erfahrungen aus der Vergangenheit.

Ohne Struktur verschwinden diese leicht zwischen den Zeilen, werden mehrfach wiederholt oder geraten ganz in Vergessenheit. Mit dem Planning Grid bekommen sie einen festen Platz – und damit die Wertigkeit, die sie verdienen.

Viele Teams gehen anfangs davon aus, dass die Zielscheibe zuerst ausgefüllt werden muss und der Planning Grid erst danach folgt. In der Praxis hat sich jedoch ein anderes Vorgehen bewährt: beide parallel zu nutzen.

Während die Zielscheibe die großen Linien absteckt − Stakeholder*innen, Zweck, Kriterien und Endergebnis −, fängt der Planning Grid alles auf, was drumherum entsteht: Informationen wie Rahmenbedingungen, Risiken, Ressourcen, offene Fragen, was zu tun ist und wer was bis wann macht.

So wird deutlich: Der Planning Grid ist nicht bloß ein weiteres Formular, sondern die Brücke zwischen Zieldefinition und konkreter Planung, die dafür sorgt, dass, nach sorgfältiger Auftragsklärung und Zieldefinition, auch die Planung der To-dos strukturiert passieren kann.