Am 06.04.2021 besuchten EU-Kommissionspräsidentin Ursula von der Leyen und EU-Ratspräsident Charles Michel den türkischen Staatspräsidenten Recep Tayyip Erdoğan, um über den weiteren Ausbau der Beziehungen zwischen der Türkei und der EU zu sprechen.

Frau von der Leyen wurde bei dem Empfang im Prachtsaal auf ein abseits stehendes Sofa „verbannt“, weil ein Sessel zu wenig vorhanden war und kommentierte diesen Umstand mit einem deutlich vernehmbaren „Ähm“. Dies sorgte international neben Witzeleien auch für verschiedenste Spekulationen.

Uns interessiert hier der verhandlungstechnische Aspekt der Situation. Was ist genau passiert und wie hätte man eine solche Situation vermeiden können?
 
Das Protokoll

Für den früheren Kommissionspräsidenten Jean-Claude Juncker ist aus protokollarischer Sicht der EU-Ratspräsident die „Nummer 1“. Die EU-Kommission hingegen vertritt die Ansicht, die Präsidentin  habe „genau denselben protokollarischen Rang“. Wolfgang Schultheiss, langjähriger Diplomat im Auswärtigen Amt, schildert die „harte Wahrheit“: „Formal betrachtet stimmt es, dass der Präsident des EU-Rats höherrangig als die Kommissionspräsidentin Frau von der Leyen ist, obgleich geringfügig.“

Der Vorwurf der Frauenfeindlichkeit

Lt. Herrn Schultheiss kennt das Protokoll kein Geschlecht. Es ist „genderblind“ und „kennt nur Rangordnungen und bei gleichem Rang Se“.
 
Im Vorfeld

Die EU-Vorausdelegation besaß im Vorfeld keinen Zugang zum Prachtsaal. Es fand zwar eine kurze Besichtigung der Räumlichkeiten statt. Der Besprechungsraum war jedoch lt. einer Verlautbarung des EU-Rats „trotz unserer Bitten nicht zugänglich“ gewesen, weil er „als zu nah am Büro von Präsident Erdoğan erachtet wurde“.

Ansonsten hätte die EU-Seite vorgeschlagen, dass von der Leyen „aus Höflichkeit“ einen goldverzierten Sessel bekommen sollte – wie Ratspräsident Charles Michel auch. Im Speisesaal hingegen war man den Bitten der EU-Vertreter nachgekommen: Dort waren „die drei Stühle für die VIPs zugunsten der Kommissionspräsidentin in der Größe angepasst“ worden.

Möglicherweise hat sich die Vorausdelegation jedoch in Sicherheit gewogen, da 2015 der Besuch vom früheren Kommissionspräsidenten Jean-Claude Juncker mit dem damaligen Ratspräsidenten Donald Tusk problemlos verlief: Die beiden saßen während ihres Besuchs rechts und links von Erdoğan. Quelle: Johanna Christner: „Die EU zerfleischt sich selbst“, in FAZ vom 12.04.2021

Das alles legt den Schluss nahe, dass die unangenehme Situation im Prachtsaal Resultat einer fehlerhaften und vielleicht auf Annahmen beruhenden Vorbereitung durch die EU-Vorausdelegation war.

Für Verhandlungssituationen gilt also: Legen Sie immer, außer der inhaltlichen Vorbereitung, auch Wert auf das Verhandlungs-Setting und den organisatorischen Rahmen – auch, wenn dieser als selbstverständlich angenommen werden kann:

Informationen über Verhandlungspartner

Tragen Sie die alle Informationen zusammen, die Sie über die Verhandlungspartner bekommen können. Wichtig ist, die Namen der Verhandlungspartner zu kennen und diese auch richtig aussprechen zu können.
 
Informieren Sie sich über die Position des jeweiligen Verhandlungspartners und seine Befugnisse. Je nachdem, in welcher Kultur Sie verhandeln, ist es auch wichtig, die jeweiligen Titel zu kennen, die der Verhandlungspartner führt bzw. führen darf.
 
Es schadet bei komplexen Verhandlungen auch nicht, etwas über die Person des Verhandlungspartners zu wissen, seine Familienumstände zu kennen, etwaige Tabuthemen, positive oder negative Vorerfahrungen mit Ihrem Unternehmen oder auch mit dem des Verhandlungspartners.

Organisatorischer Rahmen 

Stellen Sie sicher, dass der organisatorische Rahmen vor der Verhandlung geklärt ist. Die Sitzordnung, etwaige Namensschilder, Tagungsservice, Kleiderordnung etc.
 
Wenn mehrere Personen an der Verhandlung teilnehmen, stellen Sie sicher, dass geklärt ist, wer in der Verhandlung den Prozess moderiert. Datum, Ort, Uhrzeit, Dauer, Einladungsfrist, An-/Abreise, etwaige Unterkunft sollten geklärt sein. Stellen Sie sicher, dass die wichtigen Entscheider bei der Verhandlung anwesend sind.

Interne Absprachen

Wenn Sie Teil eines Verhandlungsteams sind, ist es wesentlich, im Vorfeld sicherzustellen, wie Sie sich in der Verhandlung organisieren. Wesentliche Themen, die es dabei zu klären gilt:

  • Wer hat welche Aufgabe in der Verhandlung?
    Ist z. B. jedes Mitglied des Verhandlungsteams für ein Spezialgebiet zuständig und verhandelt selbst, oder gibt es einen Verhandler und die anderen Personen werden hinzugezogen, wenn es Spezialfragen gibt?
  • Wer trifft Entscheidungen, wenn es ad hoc nötig ist?
    Wer hat das letzte Wort, wenn es um Zugeständnisse geht? Wie weit geht das Pouvoir des Verhandlungsteams? Wer greift ein, wenn es zu einer Eskalation kommt?   

Wenn Sie diese Punkte in der Vorbereitung Ihrer Verhandlung im Auge behalten, stellen Sie sicher, dass eine Debatte um die Sitzordnung oder andere organisatorische Mängel das eigentliche Ziel Ihrer Verhandlung nicht in den Hintergrund rücken.

Diese Case Study hat für Sie Klaus Fischer zusammengestellt.