Aufgaben und Verantwortungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu delegieren ist eines der wichtigsten Instrumente für Führungskräfte. Der offensichtlichste Nutzen dabei ist, sich selbst von operativen Themen freizuspielen und mehr Zeit für die Bearbeitung von strategischen Themen zu haben. Fast noch wichtiger ist aber, dass intelligente Delegation einen wichtigen Beitrag zur Förderung und Motivation von Mitarbeitern darstellt. Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir folgende Checkliste zusammengestellt.

1.     Definition der zu delegierenden Aufgaben und Verantwortungen

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre laufenden Aufgaben. Überlegen Sie sich, welche dieser Aufgaben Sie selbst machen und was sie delegieren möchten. Einen Anhaltspunkt dazu kann das Eisenhower-Prinzip liefern.

2.     Kennen und nutzen Sie die Stärken und Vorlieben Ihrer Mitarbeiter

Wenn jemand etwas gerne macht, wird er es auch gut machen. Beziehen Sie nach Möglichkeit Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess, wer welche Aufgaben übernimmt, mit ein. Auch weniger angenehme Arbeiten können so fair im Team verteilt werden.

3.     Vertrauen – ein wichtiger Erfolgsfaktor für erfolgreiche Delegation

Ein häufiges Problem beim Delegieren ist die Einstellung „selber mache ich es am besten“ – also mangelndes Vertrauen, dass die Aufgaben auch von anderen gut erledigt werden. Wenn Sie Klarheit darüber bekommen, was Sie brauchen, um dieses Vertrauen in die Fähigkeiten anderer aufzubauen, ist das ein wichtiger Schritt in Ihrer Entwicklung als Führungskraft.

4.     Klare Ziele vereinbaren

Einer der häufigsten Gründe, warum Führungskräfte mit dem gelieferten Ergebnis einer delegierten Aufgabe nicht zufrieden sind, ist eine unklare Zielsetzung. Nutzen Sie zB die Coverdale Zielscheibe um klare Ziele bestehend aus Zweck, Stakeholdern, Endergebnis und Erfolgskriterien zu vereinbaren.

5.     Trennen von WAS und WIE

Ist das Ziel definiert (WAS erreicht werden soll), ist es wichtig darüber zu sprechen, WIE das Ziel erreicht werden soll und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Hier haben Sie die Möglichkeit – abhängig von der Kompetenz und Erfahrung des Mitarbeiters – unterschiedliche Freiheitsgrade zu definieren. Ein weniger erfahrener Mitarbeiter wird hier mehr Anleitung benötigen, als ein erfahrener. Bei sehr erfahrenen Mitarbeitern kann eine zu enge Festlegung, wie das Ziel erreicht werden soll, schnell demotivierend wirken.

6.     Festlegen von Checkpoints und Rückmeldungen

Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter, in welcher Art und Weise und wie oft Sie Rückmeldungen zum Status der delegierten Aufgabe erwarten. Auch hier gilt: je weniger Erfahrung der Mitarbeiter hat, desto häufiger sollten Sie Checkpoints einplanen. Was keinesfalls fehlen sollte, ist eine Feedbackschleife wenn die Aufgabe erledigt ist – sowohl zum inhaltlichen Ergebnis als auch zum Delegationsprozess.

7.     Commitment sicherstellen

Ist das WAS und WIE festgelegt, empfiehlt es sich, nochmals das Commitment des Mitarbeiters abzufragen und sich zu vergewissern, dass der Mitarbeiter alles verstanden hat und bereits ist, die Aufgabe zu übernehmen. Hier hat sich zB die Frage „Was brauchen Sie noch, um die Aufgabe gut erledigen zu können“ bewährt.