Vor kurzem las ich einen Artikel, in dem es um den erhöhten Kommunikationsaufwand in größeren Teams ging. Es wurde die Überlegung angestellt, wie viele Kommunikationsverbindungen es in einem Team, abhängig von der Teamgröße, gibt.
Diese Darstellung zeigt, dass es schnell viele Kommunikationsverbindungen zwischen den Teammitgliedern gibt, sobald ein Team etwas größer wird. Davon könnte man ableiten, dass die Zusammenarbeit in größeren Teams ineffizient ist, da die zunehmende Größe die Kommunikation und damit die Entscheidungsfindung aufwändig macht.
Aber stimmt das überhaupt? Und wenn ja, für wen und in welchem Fall?
Für die rasche Betrachtung kann man der Einfachheit halber, zwischen einem rein hierarchisch aufgebauten und einem agilen Team differenzieren.
Wenn man beispielsweise den fachlichen Kommunikationsbedarf in diesen Organisationsmodellen vergleicht, wird man feststellen können, dass er ziemlich unterschiedliche Ausprägungen haben kann.
In einem hierarchischen Team werden die Aufgaben von einem Vorgesetzen an die Mitarbeiter delegiert. Mit dieser Anweisung wird auch die benötigte Information verteilt. Es muss also nicht jeder mit jedem über alles reden, um seine Arbeit machen zu können. Daher hat ein solches Team bei veränderter Teamgröße nicht gleichzeitig einen exponentiell verlaufenden Kommunikationsaufwand.
In einem agilen Team, das sich selbst organisieren soll, muss Information anders verteilt werden. Grundsätzlich sollte jeder im Team Zugang zu den gleichen Informationen haben. Da solche Teams so viel wie möglich selbständig entscheiden sollen, ist eine ausreichende Informationsverteilung in der ganzen Organisation ist notwendig. Und das geht nur, wenn die benötigte Information im Team vorhanden ist.
Möglicherweise ist auch der Umgang mit Information gar nicht so sehr das Problem, sondern das Finden von Entscheidungen in größeren Gruppen.
Der Entscheidungsablauf kann sicherlich in kleineren Teams einfacher sein. Um aber auch in größeren Teams gut entscheiden zu können, gibt es hilfreiche Techniken, die man dafür nutzen kann. Leider sind diese nur wenig bekannt, weshalb zu oft der Mehrheitsentscheid, die Abstimmung per Handzeichen in der Gruppe, als die einzige Methode Verwendung findet.
Besonders betroffen von aufwändiger Kommunikation und schwierigen Entscheidungen sind oft Wissensarbeiter, deren Aufgabe darin besteht, durch ihr individuell spezialisiertes Wissen bzw. ihre Fähigkeiten ein gemeinsames Produkt oder Service zu erstellen. Das ist beispielsweise in Beratungsaufgaben, IT-Projekten, Telekommunikationsvorhaben, Bankenprojekten und in Digitalisierungsaufgaben oft der Fall.
In diesen Umgebungen entsteht ein Produkt oder Service durch stark interaktives Zusammenwirken von vielen Personen, da die Aufgaben sehr aufwändig und kompliziert oder auch schwer vorhersehbar und komplex sind. Daher muss Kommunikation zwischen vielen Teammitgliedern stattfinden.
In solchen Situationen sind hierarchische Teams benachteiligt, weil Kommunikation, Informationsweitergabe und Entscheidungen grundsätzlich über die hierarchische Struktur stattfinden. Das verlangsamt den Entwicklungsprozess einer Sache erheblich. Das volle Potenzial der involvierten Personen kann damit nur schwer oder langsam entfaltet werden.
Hier sollte also Kommunikation möglichst direkt stattfinden. Um das zu fördern, sind agile Methoden, wenn sie gut eingeführt sind, sehr hilfreich. Eine intensive und gleichzeitig zielgerichtete Kommunikation ist notwendig und sollte in dem Zusammenhang sogar ein Vorteil sein.
Wenn man es andererseits mit bekannten Märkten und einfachen Produkten oder Services zu tun hat, die gut planbar sind, kann ein hierarchisches System mit zentraler Steuerung von Information, Kommunikation und Entscheidung wirkungsvoller sein.
Jede Form der Zusammenarbeit hat bestimmte Eigenheiten, die man gezielt nutzen kann. Ob ein großes Team mehr Kommunikationsaufwand hat als ein kleines oder ob eine agile Arbeitsweise aus Sicht der Kommunikation besser ist als eine hierarchische, hängt von vielen Faktoren ab. Solche Zusammenhänge sollte man für jede Organisation individuell analysieren.
Daher sollte auch die richtige Teamgröße nicht anhand nur einer Eigenschaft für alle Organisationen gemessen werden. Es darf aber sehr wohl zum Nachdenken anregen.
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